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パッとみてすぐわかる!1枚資料で説明時間を短縮しよう

 
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個別・無料相談でお客様と信頼関係を作って、自然な流れ高確率に契約になる。 しかも、その後お客様にきちんと結果が出るコンサルティングのコミュニケーション方法を伝えてます。

というのも、以前の私は説得・アドバイスして個別相談(無料相談)の成約率2割→進め方を劇的に変えてコミュ力付けたら3ヶ月で成約率6割になりました!

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士業など、文章をたくさん見る仕事やお勉強慣れしているお仕事をしている方は、文章でまとめるのが得意な傾向が多いようです。

 

ところが、文章だと、直感的に理解することができません。

 

では、言葉で伝えるのはどうでしょう?

一般的にアナウンサーさんが1分間に話すのは文字にして300字から350字程度

実は、400字原稿用紙1枚分にも満たないのです。

 

でも、初めてお会いしたお客様とのコンサルティングでは、やること盛りだくさん!

定期的なコンサルティングや、顧問先のクライアントとの面談だって、成果を出してもらうためには、状況を確認して、あれもこれも伝えたい!

コンサルティングでは、1分1秒が惜しいところです。

 

そんなコンサルティングの際、 短い時間ですぐに伝わる方法があったら、嬉しいですよね。

それが、図解化したり、要点をまとめた「資料」なんです。

 

今回は、短時間であなたの伝えたいことがお客様にパッと伝わる、視覚を意識した資料の効果と作成のコツについてお伝えしますね。

 

 

画像は文字の537倍も伝えられる

 

こんな論文を見つけました。

 

ルーブル美術館にある、ミロのヴィーナスの彫刻。

この彫刻について、日本語解説の文字データ量と写真(画像)のデータ量を比べてみたところ、文字データ量は1,674バイト、画像は900,000バイトとなった。

 

ということは、同じことを伝えるのに、これだけの情報量の差が生まれる、という訳なんです。

 

ちなみに、この時の文字数は、860文字。

原稿用紙2枚ちょっとの分量です。

 

パッと見た画像1枚と文字(言葉)での解説とでは、その差537倍

ですから、図で見せて伝えた方が早くたくさんの情報を伝えられるのです。

 

 

見たほうが理解が早い人もいる

 

ちなみに、お客様の中には、見ればすぐに理解してくださる方がたくさんいらっしゃいます。

これは、人の脳のクセも影響しています。

 

NLPという心理学では、人は物事を判断するときに、視覚からの情報優位で考える人、あるいは聴覚、体感覚優位で考える人の3つに分かれると言われています。

 

パッと見て理解・判断するのが得意な視覚優位の方は言葉で細かく説明されても、スッキリしません。

そんな方に資料をポンと一枚出すだけで、「なるほどね!」とすぐに理解してもらえるのです。

 

コンサルティングで準備しておきたい資料とは?

 

伝えたいことを短時間でパッと伝えられる便利な資料。

コンサルティングでは、どんなものを準備しておけば良いでしょう?

特によく使う3つの資料をご紹介しておきますね。

 

全体像・流れ

 

フローチャートの例イメージ

 

まず1つ目は、全体像や流れがわかる図です。

フロー図ガントチャートとも呼ばれるタイプの図ですね。

 

お客様は、先が見えないことに対して、不安や苛立ちを感じます。

逆に、およそ全体の流れが見える(見通しが立つ)と安心します。

 

それは、コンサルティングの流れもそうですし、これからやるべき行動の流れや目安についても同じです。

今回のコンサルティングは、どんなことをしていくのか?その流れとかかる時間をあらかじめ伝えて、許可をもらっておくと、お客様は安心します。

 

また、コンサルティングの中では、流れの図を常にお客様の見えるところに置いておき、「ここまでは、この部分のお話をしてきました。次はここに入りますね」と伝えながら進めると、あとどれくらいで今日のゴールなのかお客様もわかるので、さらに安心していただけます。

 

あるいは、今後の進め方やスケジュール等、一般的なケースで時間軸とやるべきことをまとめたシートを作っておくと、お客様はそれを見て、「これは改善には時間がかかりそうかな?」「やることはたくさんあるかもしれないな」と想像してくださいます。

 

詳しい時間軸を入れる必要はありません。

目安がわかれば十分なんです。

 

例えば、相続対策の相談にお越しになった方へは、亡くなってから相続税申告までのスケジュール表を見せると、わかりやすくなります。

 

web制作会社なら、集客が軌道にのるまでの一般的な作業工程とタイムラインを載せておくとよいですよね。

 

こういった資料は、一度作っておけば、どのお客様にも使えます。

書き込んで差し上げると喜ばれたりしますよ!

 

 

お客様の事例(顔写真等)

 

2つ目は、お客様の事例です。

これまでご相談に来ていただき、顧問契約や定期コンサルティング契約、サービス契約となったお客様の事例をいくつか載せておきます。

 

すると、それを読んだお客様は、自分の悩みと事例が似ていると、その事例を読みながら、自分のことに置き換えてイメージしてくださいます。

そして、はじめての相談をしたのち、定期的な関わり合いでお客様がどう変わっていったのか?どんな問題を解決できたのか?どんな満足感を得られたのかが載っていれば、お客様はあなたとの未来の関係を想像してくださいます。

 

事前に相談内容の主な内容が分かっていれば、その内容に近いパターンの事例をテーブルに置いておきましょう。

 

お客様にお会いしたときに、もし迎える立場なら、着席する場所の前にあらかじめ置いておきましょう。

お客様は、お茶をお持ちしてあなたが入ってくるまでの、手持ち無沙汰の時に、それを読んでくださったりします。

 

もし伺う、あるいは外で会うパターンなら、テーブルにお客様が読みやすい方向で置いた上で、適当な理由を作って、席を外します。

その時、「よろしければ、こちらをお読みになってお待ちください」といって席を立っても良いと思います。

そうすると、暇つぶしに読んでくださる可能性があります。

 

ここでいう事例は、直球で言えば 「お客様の声」 と呼ばれるような感想です。

お客様からいただいた正直な感想は、似ているケースであるほど、お客様に期待感を持っていただけます。

 

 

事例は3パターン準備する

 

お客様の声は3パターンほど準備しておくのがおススメ。

理由は伝えしている通り、お客様は、自分の悩みと事例が似ていると、その事例を読みながら、自分のことに 置き換えて想像してくださるからです。

 

あなたのお客様が初回の面談時にご相談になるテーマのベスト3をそれぞれA4サイズの紙1枚に裏表最大4人(社)まで掲載しておくとよいですね。

できれば、感想を寄せていただいたお客様から顔写真もいただけるとベストです。

 

そして、その3パターンのうち、今回のお客様に合う事例を1枚だけ使うようにしましょう。

 

 

顧問契約、定期コンサルティング、サービス等の一覧

 

3つ目は、あなたとの契約内容を一覧できる資料を作成しておく、ということ。

 

一覧資料は、「表組み」と呼ばれる図解がわかりやすいです。

 

例えば、顧問契約オンリーのメニューであれば、

このように、見出しと短い言葉で簡潔に伝えます。

 

コンサルメニュー表の例

 

コース分けがある場合は、コースごとのメニューの違いがパッと見てわかるような構図にするとよいですね。

 

例えば・・・

サービス複数メニュー表のイメージ

このように、付加するサービスを「◯と―」や「◯と×」で表現すると、 直感的にわかりやすい ですね。

 

 

パッと見て伝わる資料作成のポイント

 

そうは言っても、「資料作りをした経験があまりない・・・」「どう作ればいいのか・・・」 という方のために、ポイントを3つお伝えします。

 

1テーマ1ページにまとめる

 

まずは、1ページにたくさんのテーマを詰め込まないこと。

1つの資料で伝えるのは1つのテーマに抑えましょう

 

あれもこれも伝えたところで、お客様が受け取れるのはわずかです。

抱えきれない情報を渡して、お客様にストレスを感じさせる より、情報を絞り込んで、確実に伝えましょう。

 

 

文字を詰め込まない

 

2つ目は文字を詰め込みすぎない、ということ。

 

パワーポイントのスライドの1ページへたくさん文を載せてしまう・・・

そんな心当たりのある方はいらっしゃいませんか?

士業の方で多いようです。

 

文字が多いと、パッと見て理解できません。

出来るだけ、短い言葉(単語、キーワード)にまとめましょう。

 

 

資料作成に効果的な図はこの3つ

 

パッと見てすぐにわかる資料づくりに効果的な図を3つご紹介しますね。

 

相関図

1つ目は、相関図 です。

相関図とは、文字通り、何かと何かの関係を示す図です。

 

例えば、物事のサイクルを表す循環図

循環図のイメージ

Plan Do Check Action でよく見ますよね。

 

あるいは、集中放射なんかも相関図です。

相関図で集中を表すイメージ

 

相関図の放射を表すイメージ

 

こんな図もよく見かけませんか?

三角関係

これ、三角関係と呼んだりします。

私はよく三角関係を使います(笑)。

 

 

階級図

 

2つ目は、階級図 です。

ピラミッド図と言えばわかりやすいですね。

階層図のイメージ

ピラミッド型と見れば、なんとなく段階や階層を表現しているのだなと、イメージでわかります。

さらに数字を入れたりすると、わかりやすいですよね。

 

階級図は、基礎と応用とか、土台に対して 上乗せしていくものにも適応できる表現です。

 

 

包含図

最後は包含図です。

わかりやすく言えば、輪っかと輪っかが重なるアレです。

集合の図、と言ったほうがわかりやすいかもしれませんね。

集合図のイメージ

 

こういった図は、パワーポイント等のテンプレートに入ってます。

テンプレートを使えば、簡単にキレイな図が作れますよ!

是非試してみてください。

 

 

書きながら説明すると、伝わりやすい

 

ということで、今回は、パッと見て伝わる資料を準備しておきましょう、というお話をしました。

 

時間が足りなくなりがちな面談で、パッと見てわかる資料を織り込むことは、お客様の理解を早めるだけでなく、理解を深めたり、印象付けることができます。

 

特に準備しておきたいのは、

  • 全体像・流れ
  • 事例(お客様の声)
  • 顧問契約・定期コンサルティング・サービス契約の内容

の3つでした。

 

この3つを、

  • フロー図
  • ガントチャート
  • 表組み
  • 相関図
  • ピラミッド型の階級図
  • 輪っかの集合図

を用いながら作成すると、より伝わりやすくなります。

 

ちなみに、描くのが大変な図は、あらかじめ用意しておくことをお勧めしますが、場合によっては、書きながら説明すると伝わりやすくなります。

 

実は、手書きってとっても印象に残りやすいんです!

このあたりの話は、パッと見てすぐに伝わる!図解化を断然お勧めしますで詳しくお話ししています。

 

その場で、手書きで図解できるなると、 プロっぽく見えます(笑)。

それだけでなく、お客様の気づきと理解度が大きくアップするため、契約率がアップしますよ!

 

ということで、手書きも生かしながら、資料の活用方法を模索してみてくださいね。

 

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